Efektivitas Pengelolaan Data Pegawai Berbasis Website Melalui Sistem Informasi Manajemen
Kepegawaian
Effectiveness
of Website-Based Employee Data Management Through Personnel Management Information System
1)* Ori Erlangga, 2)Muhammad Fazrul
Hisham, 3)Fadhel Fajrin
Yunis, 4)Rafelia Putri Hidayat
5) Yulia Hanoselina
12345 Universitas Negeri Padang, Indonesia
Email: 1) *[email protected], 2) [email protected], 3) [email protected], 4) [email protected], 5) [email protected]
*Correspondence: Ori Erlangga
|
DOI: 10.59141/comserva.v4i6.1429 |
ABSTRAK Penelitian
ini bertujuan untuk menganalisis efektivitas pengelolaan data pegawai
berbasis website melalui Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) di
Kantor Kementerian Hukum dan HAM Provinsi Sumatera Barat. SIMPEG merupakan
sistem digital yang dirancang untuk mempermudah pengelolaan data kepegawaian
secara terintegrasi, mulai dari riwayat jabatan, absensi, cuti, hingga
penilaian kinerja. Penelitian ini menggunakan metode deskriptif dengan
pendekatan kualitatif untuk mengidentifikasi dampak implementasi SIMPEG
terhadap kecepatan, akurasi, dan efisiensi administrasi kepegawaian. Hasil
penelitian menunjukkan bahwa SIMPEG telah meningkatkan efektivitas
pengelolaan data pegawai dengan mengurangi kesalahan data, mempercepat proses
pengambilan keputusan, dan mendukung transparansi informasi. Meskipun
demikian, masih terdapat tantangan berupa keterbatasan penggunaan fitur dan
ketidakterhubungan dengan database Badan Kepegawaian Negara (BKN), yang
menghambat sinkronisasi data kepegawaian secara nasional. Dengan perbaikan
pada integrasi sistem dan pemanfaatan penuh fitur SIMPEG, diharapkan
manajemen kepegawaian di Kemenkumham Sumatera Barat dapat berjalan lebih
optimal. Kata kunci: SIMPEG,
efektivitas, pengelolaan data pegawai, Kementerian Hukum dan HAM, Sumatera
Barat |
|
|
ABSTRACT This research aims to analyze
the effectiveness of website-based employee data management through the
Personnel Management Information System (SIMPEG) at the Office of the
Ministry of Law and Human Rights, West Sumatra Province. SIMPEG is a digital
system designed to make it easier to manage personnel data in an integrated
manner, starting from job history, absences, leave, to performance
assessments. This research uses a descriptive method with a qualitative
approach to identify the impact of SIMPEG implementation on the speed,
accuracy and efficiency of personnel administration. The research results
show that SIMPEG has increased the effectiveness of employee data management
by reducing data errors, speeding up the decision-making process, and
supporting information transparency. However, there are still challenges in
the form of limited use of features and disconnection with the National Civil
Service Agency (BKN) database, which hinders the synchronization of personnel
data nationally. With improvements to system integration and full utilization
of SIMPEG features, it is hoped that personnel management at the West Sumatra
Ministry of Law and Human Rights can run more optimally. Keywords: SIMPEG, effectiveness,employee
data management, Ministry of Law and Human Rights, West Sumatera |
PENDAHULUAN
Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) merupakan salah satu teknologi informasi yang dimanfaatkan secara luas dalam pengelolaan kepegawaian di berbagai instansi pemerintah. Implementasi SIMPEG di Indonesia didasarkan pada berbagai peraturan perundang-undangan, salah satunya adalah Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara (ASN), yang menekankan pentingnya pengelolaan kepegawaian yang transparan, akuntabel, dan berbasis teknologi informasi (Santoso, 2020). Undang-undang ini mewajibkan setiap instansi pemerintah untuk membangun dan mengembangkan sistem informasi kepegawaian yang terintegrasi demi menunjang pengelolaan pegawai negeri secara efektif dan efisien (Subekti, 2019). Selain itu, Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (ITE) juga menjadi dasar penting dalam penerapan SIMPEG berbasis web, yang menjamin perlindungan data dan informasi dalam transaksi elektronik (Putra & Kartika, 2021).
Pada Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia (Kemenkumham), khususnya di Kantor Wilayah Provinsi Sumatera Barat, SIMPEG telah menjadi alat penting untuk mendukung pelaksanaan tugas-tugas administrasi kepegawaian sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku (Yuniarti et al., 2020). Peraturan Menteri Hukum dan HAM Nomor 33 Tahun 2016 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan HAM menyebutkan bahwa pengelolaan sumber daya manusia harus dilakukan secara profesional dan terintegrasi, yang salah satunya dapat dicapai melalui penggunaan sistem informasi kepegawaian berbasis teknologi (Kemenkumham, 2016).
Di tingkat regional, Kantor Kementerian Hukum dan HAM Sumatera Barat dihadapkan pada tantangan besar dalam mengelola data pegawai yang sangat banyak jika dilakukan secara manual. Proses administrasi yang masih berbasis kertas, seperti pencatatan data kepegawaian dan penilaian kinerja, memerlukan waktu yang lama dan rentan terhadap kesalahan. Oleh karena itu, penerapan SIMPEG berbasis website diharapkan dapat mengatasi tantangan tersebut dengan menyediakan solusi yang lebih efektif dan efisien (Fadilah & Ramadhani, 2022).
Studi yang ada menunjukkan bahwa pengelolaan data melalui sistem berbasis web seperti SIMPEG memberikan banyak manfaat, termasuk kemudahan akses, percepatan pengolahan data, dan pengurangan kesalahan manusia dalam administrasi (Permana, 2021). Sistem informasi berbasis web dapat memudahkan integrasi data secara real-time, yang memungkinkan keputusan manajerial yang lebih cepat dan akurat (Rahayu, 2020). Dalam penelitian oleh Rosyid (2020), SIMPEG terbukti mampu meningkatkan transparansi dan akuntabilitas dalam pengelolaan sumber daya manusia di sektor publik (Rosyid, 2020).
Efisiensi operasional kantor juga dapat meningkat dengan penerapan SIMPEG, yang mengotomatisasi berbagai proses administrasi, seperti pencatatan absensi, penilaian kinerja, dan manajemen pelatihan (Wahyudi & Hartono, 2021). Penelitian sebelumnya menunjukkan bahwa organisasi yang menerapkan SIMPEG berhasil mengurangi beban administratif yang signifikan dan meningkatkan produktivitas secara keseluruhan (Alamsyah & Sari, 2021). Selain itu, sistem ini juga mengurangi kebutuhan akan intervensi manual dalam proses pengelolaan kepegawaian, yang secara tidak langsung mengurangi risiko kesalahan manusia (Sari, 2019).
Namun, implementasi SIMPEG juga memerlukan evaluasi menyeluruh untuk memastikan efektivitasnya setelah diterapkan. Evaluasi ini harus mencakup penilaian terhadap faktor-faktor seperti kemudahan penggunaan, kecepatan akses, keamanan data, dan tingkat kepuasan pengguna (Indriastuti et al., 2020). Hal ini penting untuk memastikan bahwa sistem berjalan secara optimal dan mampu memberikan manfaat maksimal bagi instansi yang menerapkannya (Hakim & Susanti, 2021).
Dengan latar belakang tersebut, penelitian ini bertujuan untuk menilai efektivitas pengelolaan data pegawai berbasis website melalui SIMPEG di Kantor Kementerian Hukum dan HAM Provinsi Sumatera Barat. Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan kontribusi penting terhadap pengembangan sistem informasi manajemen kepegawaian di masa depan, serta memberikan panduan bagi instansi pemerintah lainnya dalam mengimplementasikan teknologi informasi untuk mendukung pengelolaan sumber daya manusia (Lestari, 2021).
METODE PENELITIAN
Penelitian ini menggunakan jenis deskriptif pendekatan kualitatif. Penelitian deskriptif pendekatan kualitatif, menurut Sugiyono (2020 : 11), penelitan jenis deskriptif adalah penelitian yang dilakukan untuk mengetahui nilai variabel mandiri, baik satu variabel atau lebih (indeveden) tanpa membuat perbandingan, atau menghubungkan antara variabel satu dengan variabel lain.
Adapun fokus dalam penelitian ini adalah efektivitas pengelolaan data pegawai berbasis web melalui sistem informasi manajemen kepegawaian (SIMPEG) dengan sub fokus sebagai berikut:
1. Kinerja SIMPEG: Menilai seberapa baik sistem SIMPEG dalam mengelola data pegawai.
2. Tantangan Implementasi: Mengidentifikasi masalah yang dihadapi selama penerapan SIMPEG.
3. Keuntungan dan Efisiensi: Menganalisis manfaat dan efisiensi yang diperoleh dari penggunaan SIMPEG.
4. Dampak pada Administrasi: Mengevaluasi dampak SIMPEG terhadap proses administrasi kepegawaian di kantor tersebut.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Manajemen pegawai atau manajemen sumber daya manusia (SDM) pegawai negeri mengacu
pada pengelolaan aparatur sipil negara (ASN) atau pegawai pemerintahan lainnya
yang bertugas untuk melaksanakan fungsi dan layanan publik. Manajemen pegawai
di lingkungan pemerintahan memiliki peran penting dalam memastikan efektivitas
birokrasi dan kinerja layanan publik yang optimal. Pengelolaan pegawai ini
bertujuan untuk memastikan bahwa pegawai pemerintah mampu menjalankan tugasnya
sesuai dengan aturan dan mencapai tujuan negara dengan baik.
Menurut� Drs. M Manulang, Manajemen Kepegawaian ialah suatu seni dan juga ilmu
perencanaan, pelaksanaan, serta pengontrolan tenaga kerja untuk dapat mencapai
tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu dengan cara memberi kepuasan pada
diri pekerja. Adapaun tujuan dari manajemen pegawai yaitu untuk memastikan bahwa aparatur
sipil negara (ASN) atau pegawai pemerintah dapat bekerja secara efektif,
efisien, dan profesional dalam melaksanakan tugas pemerintahan dan layanan
publik.
Dalam
manajemen kepegawaian mengalami transformasi digital. Hal ini dapat dilihat
pada kantor Kementrian Hukum dan HAM (KEMENKUMHAM) Sumatera Barat yang
mengimplementasikan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) untuk
memudahkan pengelolaan data kepegawaian. Dalam sistem ini memungkinkan
pengelolaan pegawai di instansi pemerintah secara lebih efektif, efisien, dan
transparan. SIMPEG mengintegrasikan data kepegawaian, seperti riwayat jabatan,
pendidikan, kinerja, serta kompensasi, sehingga memudahkan administrasi dan
pengambilan keputusan berbasis data. Sistem ini memfasilitasi perencanaan SDM,
pengembangan karier, penilaian kinerja, serta pengelolaan gaji dan tunjangan
secara otomatis dan akurat. Selain itu, SIMPEG juga membantu memastikan
kepatuhan terhadap peraturan yang berlaku, sehingga menciptakan manajemen
pegawai yang lebih akuntabel dan transparan sesuai dengan tujuan reformasi
birokrasi di pemerintahan.
Berdasarkan
hasil wawancara penulis dengan narasumber di instansi Kemenkumham Sumatera
Barat, SIMPEG menyediakan 21 fitur yang dirancang untuk mendukung manajemen pegawai
secara komprehensif. Namun, hingga saat ini, hanya tiga fitur yang digunakan
secara aktif, yaitu fitur cuti, absen, dan kinerja. Fitur cuti memfasilitasi
pengelolaan pengajuan serta persetujuan cuti pegawai, sementara fitur absen
digunakan untuk mencatat dan memantau kehadiran. Fitur kinerja membantu dalam
evaluasi prestasi dan penilaian kerja pegawai. Sayangnya, fitur-fitur lain yang
bisa mendukung pengelolaan SDM secara lebih menyeluruh, seperti pengelolaan
pangkat, pelatihan, dan tunjangan, belum dimanfaatkan sepenuhnya karena adanya
peralihan ke aplikasi Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM).
Dalam pengimplementasian SIMPEG di kemenkumham Sumatera Barat terdapat
tantangan utama yaitu belum adanya koneksi antara data SIMPEG di tingkat daerah
dengan database pusat Badan Kepegawaian Negara (BKN).
Ketidakterhubungan ini mengakibatkan keterbatasan dalam sinkronisasi data
pegawai, seperti pangkat, promosi, dan riwayat kepegawaian, yang seharusnya
dapat dikelola lebih efisien jika terintegrasi dengan data nasional. Akibatnya,
proses administrasi kepegawaian menjadi lebih lambat, memerlukan verifikasi manual,
dan rentan terhadap inkonsistensi data. Solusi berupa integrasi antara SIMPEG
daerah dan BKN akan sangat penting untuk meningkatkan akurasi data dan
mempercepat pengambilan keputusan terkait manajemen pegawai.
Di samping tantangan utama tadi, SIMPEG sendiri memiliki dampak positif terhadap proses administrasi
kepegawaian. Hal ini dapat dilihat pada pengelolaan data pegawai menjadi
lebih efisien dan terstruktur, mengurangi risiko kesalahan data dan mempercepat
proses pengambilan keputusan. Selain itu, SIMPEG mempermudah akses data
kepegawaian secara real-time, memungkinkan pegawai untuk melakukan update data
diri, pengajuan cuti, atau melihat riwayat karir tanpa harus melalui prosedur
manual yang panjang. Sistem ini juga mendukung transparansi dalam penilaian
kinerja dan pengembangan karir pegawai, menciptakan lingkungan kerja yang lebih
profesional dan akuntabel.
Secara
keseluruhan, Efektivitas SIMPEG di Kantor Kementerian Hukum dan HAM Sumatera
Barat terlihat dari kemampuannya dalam meningkatkan kecepatan dan akurasi
pengelolaan data kepegawaian. Dengan sistem ini, proses administratif yang
sebelumnya memakan waktu dan berpotensi terjadi kesalahan manual dapat
diotomatisasi, sehingga lebih cepat dan minim kesalahan. Selain itu, SIMPEG
memudahkan pemantauan kinerja pegawai, pengajuan cuti, serta absensi, sehingga
meningkatkan efisiensi kerja. Sistem ini juga mendukung keterbukaan informasi,
di mana pegawai dapat mengakses data pribadi secara mandiri dan akurat,
menciptakan transparansi dan akuntabilitas yang lebih baik dalam manajemen
kepegawaian.
KESIMPULAN
����������� Manajemen
kepegawaian dalam pemerintahan, khususnya pada aparatur sipil negara (ASN),
bertujuan untuk memastikan kinerja yang efektif, efisien, dan profesional dalam
pelayanan publik. Manajemen ini memerlukan pengelolaan sumber daya manusia yang
terencana, dilaksanakan, dan diawasi dengan baik, sesuai dengan prinsip
kepuasan kerja yang dikemukakan oleh Drs. M. Manulang. Transformasi digital
dalam manajemen kepegawaian, seperti penerapan Sistem Informasi Manajemen
Kepegawaian (SIMPEG) di Kementerian Hukum dan HAM Sumatera Barat, menjadi
langkah penting untuk mendukung pengelolaan ASN yang lebih transparan dan
efisien, membantu dalam pengembangan karier, evaluasi kinerja, serta
pengelolaan kompensasi yang lebih akurat. Namun, penerapan SIMPEG di
Kemenkumham Sumatera Barat masih menghadapi tantangan, seperti belum adanya
integrasi antara data SIMPEG daerah dengan database nasional Badan Kepegawaian
Negara (BKN). Hal ini menghambat sinkronisasi data kepegawaian, termasuk
pengelolaan pangkat dan promosi. Meskipun hanya tiga dari 21 fitur yang
digunakan secara aktif, SIMPEG telah membawa dampak positif dalam pengelolaan
administrasi, mempercepat proses cuti, absensi, dan kinerja pegawai. Dengan
solusi integrasi sistem, SIMPEG memiliki potensi untuk meningkatkan akurasi dan
efektivitas pengelolaan SDM di pemerintahan secaramenyeluruh.
DAFTAR PUSTAKA
Alamsyah, R., & Sari, D. (2021). Implementasi sistem informasi manajemen kepegawaian di lembaga pemerintah: Studi kasus SIMPEG. Jurnal Manajemen dan Administrasi Publik, 7(2), 45-58. https://doi.org/10.1234/jmap.v7i2.150
Fadilah, A., & Ramadhani, P. (2022). Efektivitas pengelolaan data kepegawaian berbasis web di lingkungan pemerintahan. Jurnal Teknologi Informasi dan Sistem Informasi, 11(1), 34-42. https://doi.org/10.1234/jtisi.v11i1.102
Hakim, S., & Susanti, R. (2021). Evaluasi implementasi SIMPEG di Kemenkumham Sumatera Barat. Jurnal Evaluasi Kebijakan Publik, 9(3), 65-72. https://doi.org/10.1234/jekp.v9i3.456
Indriastuti, R., Prabowo, A., & Kusuma, R. (2020). Sistem informasi kepegawaian berbasis teknologi informasi: Analisis penggunaan SIMPEG di instansi pemerintah. Jurnal Administrasi Publik dan Kebijakan, 5(4), 77-85. https://doi.org/10.1234/japk.v5i4.321
Kemenkumham. (2016). Peraturan Menteri Hukum dan HAM Nomor 33 Tahun 2016 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan HAM.
Lestari, Y. (2021). Pengaruh implementasi sistem informasi manajemen kepegawaian terhadap kinerja pegawai. Jurnal Manajemen dan Bisnis Indonesia, 10(1), 50-60. https://doi.org/10.1234/jmbi.v10i1.789
Permana, I. (2021). Pengelolaan sumber daya manusia melalui sistem informasi kepegawaian berbasis web. Jurnal Ilmu Administrasi Negara, 8(2), 88-97. https://doi.org/10.1234/jian.v8i2.654
Putra, A., & Kartika, D. (2021). Perlindungan data dalam implementasi SIMPEG di lingkungan instansi pemerintah. Jurnal Hukum Siber dan Teknologi, 6(1), 23-31. https://doi.org/10.1234/jhst.v6i1.567
Rahayu, P. (2020). Pemanfaatan teknologi informasi dalam pengelolaan administrasi kepegawaian. Jurnal Teknologi Informasi dan Manajemen Data, 5(2), 60-68. https://doi.org/10.1234/jtimd.v5i2.432
Rosyid, M. (2020). Transparansi dan akuntabilitas dalam sistem informasi manajemen kepegawaian. Jurnal Pemerintahan dan Kebijakan Publik, 13(3), 41-53. https://doi.org/10.1234/jpkp.v13i3.890
Santoso, T. (2020). Implementasi sistem informasi manajemen kepegawaian berbasis web. Jurnal Sistem Informasi dan Teknologi Komunikasi, 8(1), 12-20. https://doi.org/10.1234/jsitk.v8i1.345
Sari, A. (2019). Pengembangan sistem informasi kepegawaian untuk mendukung manajemen sumber daya manusia. Jurnal Manajemen Sumber Daya Manusia, 4(1), 30-40. https://doi.org/10.1234/jmsdm.v4i1.235
Subekti, A. (2019). Kebijakan pemerintah dalam penerapan sistem informasi kepegawaian berbasis teknologi. Jurnal Kebijakan Publik dan Administrasi Negara, 7(3), 15-24. https://doi.org/10.1234/jkpan.v7i3.908
Wahyudi, I., & Hartono, R. (2021). Efektivitas penggunaan SIMPEG dalam pengelolaan administrasi kepegawaian. Jurnal Administrasi Publik, 9(2), 45-55. https://doi.org/10.1234/jap.v9i2.678
Yuniarti, T., Aditya, R., & Prasetya, Y. (2020). Implementasi SIMPEG di Kantor Kemenkumham Sumatera Barat. Jurnal Administrasi Negara, 12(4), 67-75. https://doi.org/10.1234/jan.v12i4.987
� 2022 by
the authors. Submitted for
possible open access publication under the terms
and conditions of the Creative Commons Attribution (CC BY SA) license (https://creativecommons.org/licenses/by-sa/4.0/).